オートSUM

筆者が行なっているパソコンレッスンでは今までのメール、インターネット、ワード主体の授業からエクセル主体の授業に変わって来ました。エクセルを使って行くと、このソフトこそが一番コンピューター的と思われることでしょう。特にコンピューター=電子計算機を連想される方はなおさらです。これ1本あれば計算だけで無く文章作成や画像など大抵のことをこなしてくれます。

でも…、家が商店などを経営している人ならともかく、普通一般の人が今後エクセルを実際に使用する機会は少ないと思います。住所録は年賀状作成ソフトで良いし、エクセルの能力を生かせる利用例がなかなか見つかりません。せいぜい簡単な家計簿か備忘録でしょうが、その程度でも良いのです。どんどん使いましょう。

そうそう銀行口座や生命保険の管理に使っている人がいました。ご主人から「お前が死んだら、さっぱり分からん。分かるように整理しておいてくれ」と言われたので、エクセルを使ってまとめる事にしたのでした。綺麗に印刷してご主人に渡したかしら?これでいつ死んでも良い!?

これも立派なデータベース、となるとせめてデータの並び替えとフィルター機能くらいまでは知っておいた方が良いと言うことになりますね。とかく忘れがちなメニューからの処理は後でと言うことにして、当面はエクセルのオート機能だけに絞って勉強されてはいかがでしょうか。これだけでもかなりの事が出来るようになります。

パソコン講習等で最初に練習するのは下図のような計算です。
(例題)オートSUMを使って合計を求めなさい。
(解答)下図のように範囲選択したあとオートSUMをクリックします。
合計が一瞬に計算されました。このように自動で処理してくれる機能は使用者の意志を明確に示すとより簡単にできます。(基本はB5を選択しオートSUM、式が入ったらオートフィルで他のセルにドラッグです。この方式では確固たる意思表示では無いので「これで良いですか?」とソフトの方で聞いてきます。)
A1〜E5を選択してオートSUMを実行してもOKです。この場合、数字でない部分は計算から除外してくれます。
 

並べ替え

(例題1)人口の少ない順序で並び替えなさい。
(解答)
(1)D列上の任意のセル(D1〜D6のうち一つ)を選択します。
(2)「昇順で並び替え」をクリックします。
 
(例題2)人口だけを小さい順に並び替えなさい。
(現実的には無い操作ですが、オートの意味を理解するためです)
(解答)
(1)D1〜D6を範囲選択します。
(2)「昇順で並び替え」をクリックします。
 
ポイント1
データ上のセル1個を選択しオートで「並び替え」をするとは、範囲が「A1〜D6」、ソートキーが選択した列(アクティブセルのある列)、一番上の行は「タイトル」と言う意味です。

もしD6〜B1を選択し「降順で並び替え」をクリックするとどうなるでしょうか。
ポイント2
データ範囲に空白があっても良い。例えば次のようになっていても問題なく並び替えられます。
しかし次の様な場合は並び替えられません。
 
 
戻る